Politique de confidentialité

En tant qu’organisation, la collecte, l’utilisation et le partage d’informations sont des aspects centraux de nos opérations quotidiennes. Que ce soit pour promouvoir notre communauté, gérer des transactions ou communiquer avec nos résidents, la confidentialité et la sécurité des données personnelles restent notre priorité. Notre engagement est de maintenir les normes éthiques les plus élevées en traitant vos données personnelles avec le plus grand soin et respect.

Notre politique de confidentialité des données clients vise à clarifier nos méthodes de collecte, d’utilisation, de divulgation et de conservation des informations personnelles que vous nous confiez. En interagissant avec notre entreprise, que ce soit en ligne via notre site Web, en participant à nos événements ou en nous contactant par courriel, en personne ou par téléphone, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées conformément aux directives décrites dans cette politique de confidentialité. 

Vous autorisez également notre municipalité, ainsi que nos partenaires et prestataires de services, à utiliser vos données personnelles aux fins expliquées.

Veuillez noter que notre politique de confidentialité des données clients ne s’applique pas aux sites Web tiers qui peuvent être liés au nôtre. Nous ne sommes pas responsables des pratiques de confidentialité de ces sites externes. Nous vous conseillons de lire leurs politiques de confidentialité avant de soumettre vos données personnelles à ces sites.

COLLECTE DES DONNÉES CLIENTS : NATURE ET UTILISATION

En tant qu’organisation axée sur la fourniture de services aux résidents et aux visiteurs, nous attachons la plus grande importance à la transparence et à la responsabilité dans la gestion des données personnelles de nos clients. Nous nous engageons à collecter uniquement les informations nécessaires pour améliorer nos services et optimiser l’expérience client. Voici les catégories de données que nous pouvons collecter :

  • Informations de contact : Nous enregistrons des informations telles que les noms, adresses postales et électroniques, dates de naissance et numéros de téléphone pour faciliter la communication et la gestion de la relation client.
  • Historique des transactions : Détails relatifs aux achats, factures et informations financières, telles que les méthodes de paiement ou comptes bancaires, qui nous permettent de traiter les transactions.
  • Consentement : Nous documentons le consentement pour le traitement de vos données lorsque requis.
  • Services fournis : Nous conservons les détails des services que vous avez utilisés pour surveiller la qualité et proposer des améliorations personnalisées.
  • Préférences marketing : Vos choix de communication, ainsi que vos retours via des sondages, nous aident à personnaliser nos services.
  • Utilisation du site Web : Nous analysons votre interaction avec notre contenu en ligne pour améliorer nos plateformes.
  • Recrutement : Si vous postulez à un emploi chez nous, nous traiterons vos données de candidature exclusivement à cette fin.
  • Informations sensibles : Suivant votre consentement explicite, nous traitons uniquement les catégories spéciales de données personnelles sensibles lorsque pertinent et avec les protections appropriées.
  • Autres données personnelles : Toute information supplémentaire que vous choisissez de partager avec nous.

Nous ne collectons pas sciemment des informations personnelles auprès d’individus de moins de 14 ans. Si vous êtes mineur, vos données ne doivent nous être fournies qu’avec le consentement d’un parent ou tuteur légal. Supposons que nous découvrions que de telles données ont été collectées sans le consentement approprié. Dans ce cas, nous prendrons les mesures nécessaires pour les retirer de nos systèmes.

COMMENT ACQUÉRONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

Notre entreprise acquiert vos données personnelles principalement de votre part et à travers divers points de contact que nous partageons. Les données sont collectées dans les situations suivantes :

  • Lors du processus d’inscription ou d’abonnement à nos services ou bulletins d’information ;
  • Lorsque vous participez à nos promotions, concours ou événements spéciaux ;
  • Lorsque vous effectuez un achat ou entrez dans une transaction financière avec notre municipalité ;
  • Si vous participez à notre programme de fidélité ou à des sondages conçus pour améliorer nos offres, Lors de la prestation de nos services, que ce soit par téléphone, en personne, en ligne ou à travers notre service après-vente ;
  • Lorsque vous nous contactez directement, que ce soit par courriel, téléphone ou via notre site web ;

Nous collectons également des données publiquement disponibles ou publiées sur des plateformes en ligne, y compris celles sur notre site web.

UTILISATION DE VOS INFORMATIONS PERSONNELLES

Voici les diverses manières dont nous pouvons utiliser vos informations personnelles, toujours avec votre consentement ou sur une base légale appropriée, en précisant dans chaque cas les finalités de cette utilisation :

  • Pour fournir et optimiser nos services, gérer nos opérations, honorer nos engagements contractuels et assurer la performance de nos services selon les accords passés avec vous.
  • Pour assurer le paiement de nos services, y compris en utilisant des agences de recouvrement ou des actions en justice pour récupérer les sommes dues.
  • Pour respecter nos obligations légales et réglementaires et nos politiques de gestion des risques.
  • Pour des fins de marketing et de développement commercial, notamment pour vous informer de nos nouveaux services et développements au sein de la municipalité et de la région, et pour vous inviter à des événements si vous avez opté pour recevoir de telles communications.
  • Pour prévenir la fraude et effectuer d’autres vérifications de conformité, comme requis par la loi ou le règlement applicable, ou selon les meilleures pratiques – les informations fausses ou inexactes ou les cas réels ou suspects de fraude peuvent être partagés avec des agences de prévention de la fraude et peuvent être enregistrés par nous ou ces entités.
  • Pour améliorer votre expérience utilisateur sur nos plateformes numériques, assurer la pertinence du contenu et adapter de manière optimale la présentation de notre site Web pour vous et votre appareil.
  • Pour des fins de recherche et de développement, y compris la sécurité, pour réaliser des analyses afin de mieux comprendre les besoins de nos utilisateurs et affiner nos offres de service et de marketing.
  • Pour le recrutement, pour traiter les candidatures et évaluer l’adéquation des candidats aux profils recherchés au sein de notre entreprise.
  • Pour faire valoir nos droits, répondre à nos obligations de divulgation légales ou réglementaires, ou protéger les droits de tiers.

Nous nous engageons à utiliser vos informations personnelles uniquement pour les fins légitimes pour lesquelles elles ont été collectées ou pour des fins compatibles avec ces fins, conformément aux attentes de la Loi 25 et notre politique de confidentialité.

PARTAGE DES INFORMATIONS PERSONNELLES : CADRE ET GOUVERNANCE

Notre entreprise s’engage à gérer les informations personnelles avec la plus grande diligence. Nous partageons ces informations uniquement dans le strict cadre de nos opérations et avec des parties sélectionnées, comme suit :

Partenaires et Affiliés : Vos données peuvent être transmises à des entités partenaires uniquement pour fournir les services demandés, sous réserve de votre consentement explicite et conformément à leur finalité initiale.

Fournisseurs de services externes : Nous utilisons des fournisseurs tiers pour divers services opérationnels (par exemple, la gestion de la relation client, l’analyse de données, le soutien informatique). L’accès à vos données est strictement limité à ce qui est nécessaire pour la performance de leurs tâches, et ils sont contractuellement obligés de respecter la confidentialité de vos informations.

Autorités Légales : Conformément à la législation en vigueur, nous pouvons être tenus de divulguer des informations personnelles aux autorités compétentes ou de répondre à des obligations légales telles que des demandes judiciaires.

Notre organisation utilise également des plateformes tierces pour diffuser du contenu et des offres promotionnelles. Ces plateformes peuvent utiliser des cookies ou des technologies similaires pour collecter des informations sur votre comportement de navigation afin de vous proposer de la publicité adaptée à vos intérêts. Vous avez un contrôle complet sur ces cookies et pouvez les gérer via les paramètres de votre navigateur.

PÉRIODE DE CONSERVATION DES DONNÉES PERSONNELLES

Notre municipalité s’engage fermement à ne pas conserver les données personnelles au-delà de la période nécessaire pour remplir les finalités énoncées dans notre politique de confidentialité ou tel que requis par la législation en vigueur. Les critères que nous appliquons pour déterminer les périodes de conservation incluent :

  • La durée de notre relation avec vous, y compris toute demande de service.
  • L’existence d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis, telle que des exigences de conservation de documents fiscaux ou d’autres directives réglementaires qui dictent la conservation des données pour une certaine période.
  • Si la conservation est conseillée pour notre position légale, comme pour se conformer aux périodes de prescription applicables aux actions en justice ou pour des audits internes et externes.

Une fois que les données personnelles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou autrement traitées par la loi, elles seront soit supprimées, soit anonymisées de manière sécurisée. Si vous souhaitez plus d’informations sur la période spécifique pendant laquelle vos données personnelles seront conservées ou les critères utilisés pour déterminer cette période, n’hésitez pas à nous contacter via les coordonnées fournies dans la section « Comment nous contacter » de cette politique.

Nous vous assurons que vos données personnelles sont gérées avec le plus grand soin et toujours alignées sur les obligations légales et les meilleures pratiques de protection de la vie privée.

LOCALISATION ET GESTION DES DONNÉES PERSONNELLES

Notre entreprise applique des méthodes rigoureuses à la conservation des données personnelles. Voici comment nous procédons :

Stockage et sécurité des données :

Les données personnelles sont stockées soit dans nos bases de données sécurisées sur site, soit chez des fournisseurs de services de stockage de données externes avec lesquels nous avons des accords de confidentialité stricts. Ces données résident dans des environnements contrôlés par accès et sont protégées par des protocoles de sécurité conformes aux normes de l’industrie.

Emplacement physique :

Nos serveurs principaux sont situés dans un centre de données sécurisé au Québec. Pour assurer la redondance des données et leur disponibilité, nous pouvons également utiliser des serveurs de sauvegarde situés dans d’autres provinces ou pays, tout en respectant les exigences de la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels.

Transferts internationaux :

Dans les cas où les données personnelles sont transférées hors du Québec, nous entreprenons une Évaluation d’Impact sur la Vie Privée (EIVP) pour s’assurer que le niveau de protection offert est conforme à nos normes élevées de confidentialité et aux exigences légales du Québec. Nous prendrons toutes les mesures nécessaires pour garantir que vos données sont gérées de manière sécurisée et conformément à notre politique de confidentialité.

Nous sommes transparents quant à nos pratiques de gestion des données et restons à votre disposition pour toute question ou préoccupation concernant l’emplacement de vos données personnelles ou les mesures de sauvegarde que nous appliquons. Pour plus d’informations, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées fournies dans notre section de contact.

SÉCURISATION DES INFORMATIONS PERSONNELLES

Chez notre municipalité, la protection de vos informations personnelles est une priorité absolue. Voici les stratégies que nous mettons en œuvre :

Mesures de sécurité appliquées :

Nous employons des normes de sécurité reconnues et éprouvées pour protéger les informations personnelles qui nous sont confiées. Ces mesures incluent des protocoles de sécurité physiques et électroniques pour protéger les informations contre la destruction, la perte, l’altération, la divulgation, l’accès ou le traitement non autorisés.

Prévention et gestion des incidents :

Des procédures strictes sont en place pour prévenir toute violation de la sécurité des informations. Notre personnel est formé pour reconnaître et répondre efficacement à toute violation de la sécurité des données. En cas d’incident de sécurité, nous nous engageons à réagir rapidement pour minimiser tout impact potentiel et à notifier les parties concernées, conformément à nos obligations légales.

Accès limité :

L’accès aux informations personnelles est strictement limité au personnel dont les fonctions nécessitent ces informations. Des contrôles d’accès stricts sont mis en œuvre pour prévenir tout accès ou partage non autorisé des données.

Assurance et gestion des risques :

Bien qu’aucun système de sécurité ne soit infaillible, nous nous engageons à mettre en œuvre et à maintenir des mesures de précaution pour garantir la sécurité de vos informations personnelles. Si nous identifions une violation de sécurité affectant vos informations, nous vous informerons sans délai et prendrons toutes les mesures correctives nécessaires.

Nous nous engageons à maintenir la confiance que vous placez en nous en protégeant vos informations personnelles. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la sécurité de vos informations, veuillez nous contacter en utilisant les moyens fournis dans notre section de contact.

PRÉROGATIVES INDIVIDUELLES RELATIVES AUX DONNÉES PERSONNELLES

Chaque individu dispose de prérogatives spécifiques en vertu de la réglementation actuelle sur la protection des données personnelles, qui peuvent inclure :

  • Droit de vérification : le droit de vérifier l’existence d’un traitement de ses données personnelles et d’y obtenir accès. Selon les dispositions légales, et éventuellement contre le paiement d’une petite somme, il est possible de demander une copie des informations personnelles détenues et d’autres détails pertinents.
  • Droit à l’exactitude : l’obligation pour l’entreprise de s’assurer que ses informations sont exactes, complètes et à jour pour éviter toute information erronée ou obsolète.
  • Droit de rectification : la possibilité de demander la correction de données personnelles erronées ou incomplètes.
  • Droit au déréférencement : le droit d’exiger que la diffusion de données personnelles, ou la suppression de liens hypertextes associés à leur nom, cesse si cette diffusion cause un dommage ou est illégale.
  • Droit à l’anonymisation : la possibilité de demander que les données personnelles soient transformées en données anonymes pour être utilisées uniquement à des fins légitimes et sérieuses, comme la conservation de documents pour d’éventuels audits fiscaux.
  • Droit à l’information sur les décisions automatisées : être informé en cas de décision prise sur la base d’un processus automatisé.
  • Droit à l’information et au contrôle sur les technologies de suivi : être informé de l’utilisation des technologies de suivi ou de profilage et des options disponibles pour contrôler ou désactiver ces technologies. De plus, il est permis de soumettre une plainte à l’autorité réglementaire de protection des données compétente, que ce soit dans la juridiction où la personne réside, où l’entreprise est située, ou où une violation des lois sur la protection des données est alléguée avoir eu lieu (au Québec, il s’agit de la Commission d’accès à l’information).

Pour activer ces droits, veuillez nous contacter en utilisant les moyens spécifiés dans la section « Comment nous contacter ».

UTILISATION DE COOKIES ET TECHNOLOGIES SIMILAIRES

Notre entreprise utilise des cookies et des technologies similaires pour améliorer votre expérience en ligne et comprendre comment vous utilisez notre site web. Ces technologies nous permettent de personnaliser nos services, d’assurer la sécurité de notre plateforme, de mesurer l’efficacité de nos campagnes publicitaires et d’effectuer des analyses agrégées du trafic sur notre site.

COMMUNICATION AVEC NOTRE MUNICIPALITÉ

Si vous avez des questions, des commentaires ou des réclamations concernant notre politique de confidentialité, ou si vous souhaitez exercer vos droits concernant vos données personnelles, notre responsable de la protection de la vie privée est à votre disposition. Pour soumettre une plainte ou demander des informations sur la manière dont nous gérons les données avec nos partenaires, vous pouvez le contacter aux coordonnées suivantes :

Nom: Crystal Webb
Organisation: Municipalité de Shawville
Adresse: 350 Rue Main, Shawville, Québec, J0X 2Y0
Téléphone: (819) 647-2979
E-mail: info@shawville.ca

MISE À JOUR DE NOTRE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Nous nous réservons le droit de modifier notre politique de confidentialité. Les changements peuvent survenir en réponse à l’évolution des pratiques, des offres de service ou des exigences légales. Nous vous encourageons à consulter régulièrement ces politiques chaque fois que vous visitez notre site web pour rester informé de la manière dont nous protégeons vos informations personnelles.

La version actuelle de notre politique a été révisée le 26 mars 2024.

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