Contrats et Appels d’offres

Section 1

Les mesures visant à assurer que tout soumissionnaire ou l’un de ses représentants n’a pas communiqué ou tenté de communiqué, dans le but de l’influencer, avec un des membres du comité de sélection relativement à la demande de soumissions pour laquelle il a présenté une soumission.

• Le conseil délègue à la directrice générale le pouvoir de former tout comité de sélection nécessaire pour recevoir et étudier les soumissions reçues et tirer les conclusions qui s’imposent, pour tout contrat supérieur à 100,000.00 $, à l’exclusion des contrats pour des services professionnels à usage exclusif. Ceux-ci sont assujettis à la disposition législative du code municipal.
• Tout membre du conseil, tout employé et tout mandataire de celui-ci doit préserver, en tout temps, la confidentialité de l’identité des membres de tout comité de sélection.
• Lors de tout appel d’offres exigeant la création d’un comité de sélection, les documents d’appel d’offres doivent contenir des dispositions aux effets suivants :
  • Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni aucun de ses représentants n’a communiqué ou tenté de communiquer, dans le but d’exercer une influence, avec un membre du comité de sélection.
  • Si un soumissionnaire, ou un de ses représentants communique ou tente de communiquer avec un membre du comité de sélection dans le but de l’influencer, sa soumission sera automatiquement rejetée.

Section 2

Mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des offres

• Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que sa soumission a été préparée et déposée sans qu’il y ait eu collusion, communication, entente ou arrangement avec tout autres soumissionnaire ou personne pour convenir des prix à soumettre, ou pour influencer les prix soumis.
• Doit être insérée dans les documents d’appel d’offres une disposition prévoyant que si un soumissionnaire s’est livré à une collusion, a communiqué ou a convenu d’une entente ou d’un arrangement avec un autre soumissionnaire ou un concurrent pour influencer ou fixer les prix soumis, sa soumission sera automatiquement rejetée.
• Tout renseignement disponible concernant un appel d’offres doit être accessible de manière impartiale et uniforme pour tous les soumissionnaires potentiels. Plus particulièrement, le directeur général doit s’assurer que les documents qui auraient été préparés par un consultant pour la municipalité et qui contiennent des renseignements techniques doivent être accessibles à l’ensemble des soumissionnaires potentiels.

Section 3

Mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi

• Tout membre du conseil ou tout employé s’assure auprès de toute personne qui communique avec lui aux fins de l’obtention d’un contrat que celle-ci s’est inscrite au Registre des lobbyistes prévu par la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme.
• Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni aucun de ses représentants ne s’est livré à une communication d’influence aux fins de l’obtention du contrat, ou, si telle communication d’influence a eu lieu, joindre à sa soumission une déclaration selon laquelle cette communication a eu lieu après que toute inscription exigée en vertu de la loi au Registre des lobbyistes a été faite.

Section 4

Mesures ayant pour but de prévenir les gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption

• La municipalité doit, dans le cas des appels d’offres sur invitation écrite, favoriser dans la mesure du possible l’invitation d’entreprises différentes. L’identité des personnes ainsi invitées ne peut être rendue publique que lors de l’ouverture des soumissions.
• Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni aucun de ses collaborateurs ou employés ne s’est livré à des gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption.
• Tout appel d’offres doit indiquer que si une personne s’est livrée à l’un ou l’autre des actes mentionnés au paragraphe qui précède, la soumission de celle-ci sera automatiquement rejetée.
• Tout appel d’offres doit prévoir qu’advenant que les soumissions soient plus élevées que les taux du marché, l’organisme municipal se réserve le droit d’accepter ou de rejeter toute soumission.

Section 5

Mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits d’intérêts

• Toute personne participant à l’élaboration, l’exécution ou le suivi d’un appel d’offres ou d’un contrat, ainsi que le secrétaire et les membres d’un comité de sélection, le cas échéant, doit déclarer tout conflit d’intérêts et toute situation de conflit d’intérêts potentiel.
• Aucune personne en conflit d’intérêts ne peut participer à l’élaboration, l’exécution ou le suivi d’un appel d’offres ou d’un contrat.
• Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant qu’il n’existait aucun lien suscitant ou susceptible de susciter un conflit d’intérêts en raison de ses liens avec un membre du conseil ou un fonctionnaire.

Section 6

Mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l’impartialité et l’objectivité du processus de demande de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte

• Aux fins de tout appel d’offres est identifié un responsable de l’appel d’offres à qui est confié le mandat de fournir toute information concernant l’appel d’offres et il est prévu dans tout document d’appel d’offres que tout soumissionnaire potentiel ou tout soumissionnaire doit s’adresser à ce seul responsable pour obtenir toute précision relativement à l’appel d’offres.
• Lors de tout appel d’offres, il est interdit à tout membre du conseil et à tout employé de la municipalité de répondre à toute demande de précision relativement à tout appel d’offres autrement qu’en dirigeant le demandeur vers la personne responsable.
• Ne sont toutefois pas visées par la présente exclusion, les personnes qui ont participé à l’élaboration de clauses techniques ou à l’estimation des coûts d’un projet, dans la mesure où les documents qu’ils ont préparés, incluant la ventilation détaillée des coûts, sont fournis à l’ensemble des soumissionnaires potentiels.

Section 7

Mesures visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d’autoriser la modification d’un contrat

• La municipalité doit prévoir dans les appels d’offres de tenir des réunions de chantier régulièrement pendant l’exécution de travaux afin d’assurer le suivi de l’exécution du contrat ;
• La municipalité doit porter une attention particulière à la confection du cahier de charges pour éviter d’ouvrir la porte aux dépassements de coûts.
• En cas d’imprévu et s’il devient nécessaire de modifier un contrat en cours de réalisation, les règles suivantes doivent être respectées :
  •  La modification doit être accessoire au contrat et ne pas en changer la nature
  • La modification doit être autorisée par résolution du conseil
• La présente disposition n’a pas pour effet d’empêcher qu’un contrat puisse être conclu de manière urgente. Dans un cas de force majeure de nature à mettre en danger la vie ou la santé de la population ou à détériorer sérieusement les équipements municipaux, le maire peut passer outre aux présentes règles et adjuger le contrat nécessaire afin de pallier la situation.

Section 8

Entrée en vigueur

La présente disposition n’a pas pour effet d’empêcher qu’un contrat puisse être conclu de manière urgente. Dans un cas de force majeure de nature à mettre en danger la vie ou la santé de la population ou à détériorer sérieusement les équipements municipaux, le maire peut passer outre aux présentes règles et adjuger le contrat nécessaire afin de pallier la situation.